Een fotodag organiseren op een school is ontzettend leuk, maar er komt wel een hoop geregel bij kijken. Zeker als jij voor de eerste keer een schoolfotograaf voor het basisonderwijs moet regelen, komt er opeens veel op je af. Waar moet je beginnen? En wat is er allemaal belangrijk bij het plannen van zo’n dag? In deze blog geven je een aantal tips, zodat de fotodag niets anders dan een succes kan worden.
Schoolfotograaf kiezen
Ten eerste is het belangrijk dat jij een schoolfotograaf kiest die goed past bij de visie, werkwijze en uitstraling van de school. Vraag eens rond bij andere scholen, zoek op internet of plaats een oproepje op LinkedIn. Heb je een fotograaf gevonden die misschien wel geschikt is? Nodig hem/haar dan uit voor een persoonlijk gesprek op school om te kijken of er een klik is. Bereid ook een aantal vragen voor. Zo kun je bijvoorbeeld vragen hoeveel foto’s er per kind worden gemaakt, welke stijlen er zoal mogelijk zijn, hoe het bestellen van de foto’s te werk gaat en wat de kosten zijn per foto voor de school en voor de ouders. Op deze manier kun je kijken of de werkwijze van de fotograaf aansluit bij de wensen en het budget van de school.
Tijdschema maken
Heb je een fotograaf gekozen, de gewenste fotostijl met hem/haar besproken en een datum geprikt? Dan is het tijd om een tijdschema te maken voor de fotodag (indien de fotograaf dit niet regelt). Hierbij is vooral belangrijk:
- Plan de jonge kinderen vroeg op de dag in. Hoe verder de dag nadert, hoe groter de kans dat zij hun kleren vies hebben gemaakt (tijdens het buitenspelen, eten enzovoorts);
- Het is ook aan te raden om jonge kinderen wat extra tijd te geven, omdat zij zo’n fotodag extra spannend vinden en soms wat extra tijd nodig hebben om gerust gesteld te worden;
- Plan het tijdstip van leerlingen met een broertje of zusje zo dicht mogelijk bij elkaar, hier wordt aan het einde van de dag meestal een familiemoment voor ingepland.
Fotodag aankondigen
Vervolgens is het tijd om de fotodag aan te kondigen, eventueel via leuke flyers of posters. Communiceer ruim van tevoren naar de ouders en leerlingen wanneer de fotodag zal plaatsvinden en wat de achtergrondkleuren zullen zijn, zodat iedereen zich hierop kan voorbereiden. Geef eventueel wat kledingtips en geef ook aan wat er gedaan zal worden als de kinderen niet aanwezig zijn tijdens de fotodag. De makkelijkste manier om een fotodag aan te kondigen is via de schoolnieuwsbrief.
Hulpouders inschakelen
Op de grote dag ben jij als organisator natuurlijk aanwezig om alles in goede banen te leiden en de fotograaf te assisteren. Zo moet je bijvoorbeeld klassen ophalen en ervoor zorgen dat alle kinderen er netjes uitzien voordat ze op de foto gaan. Ook kan het voorkomen dat kinderen opeens gaan rondrennen, verstoppertje gaan spelen of druk gaan doen. Het is dan jouw taak om ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig is en rustig blijft. Het is uiteraard fijn als je mensen hebt die je hierbij kunnen helpen. Vraag daarom of er ouders zijn die zich als vrijwilliger willen aanbieden. Vast en zeker dat er ouders zijn die gezellig een handje willen komen helpen en willen kijken hoe hun zoon/dochter straalt op de schoolfoto!
